(1031003原建 1051219新增)網路新聞稿有兩種主要的傳播途徑，一個是網站的新聞發佈欄，屬於被動性質，另一個是電子郵件，乃主動傳遞，也是大部分發稿單位最常使用的工具。 許多發稿單位在傳統的新聞稿上面，非常專業，但是到了網路之後，缺乏對於工具的了解，身為一個路線橫跨資訊、教育的記者，每天大約要收到40至60封左右的新聞槁與新聞資料，每封都要開啟、閱讀、分類、建檔、改寫、登入PDA等，其實是項非常龐大的工作。
提要
- 標題清楚點出發稿單位與新聞稿重點
- 新聞稿內容直接放在郵件內文，而非附加檔案
- 附加檔案盡量用檔案較小的格式，少用Word，檔名要清楚
- 圖檔大小要控制，並且建立新聞稿網站，放置圖檔
- 尊重記者隱私
- 附上PDA可直接Copy的資訊
- 如果你一定要用Word
新聞記者訓練範例
感謝大家對記者初訓的支持，辛苦了，相信大家一定有滿滿的收穫，簡單分享：
1.報導切入角度不同，呈現效果不一樣，多觀摩範本進修，才能體會不同報導，感動人的力道也不同！
2.導言Leader～呈現重要的部分，新聞是有情緒的簡潔表述，有如千軍之力，新聞稿在最佳時刻發出，才能達到最好效果。
3.如何行銷正面新聞?設計什麼樣的畫面，找出活動的梗與亮點，才能吸引媒體關注與興趣。
4.希望透過這樣的課程，讓每個學習活動都有特色呈現，達到行銷目的！ 5.用心體會才能寫出好文章，別忘了，我們有約～這輩子要寫出一篇感動人心的報導！
標題清楚點出發稿單位與新聞稿重點
E-mail與傳統郵件不一樣。如果記者收到一份厚厚鼓起，同時印刷精美的新聞稿，一定會優先拆閱，但E-mail很難如此包裝。進 了「收件匣」之後，每封信在被開啟前，都只佔據一行標題的大小，如何讓記者知道「嗨，這是某某公司什麼活動的新聞稿」，相對就很重要。此外，有些記者會隔 一陣子再去尋找一遍舊稿，如何讓新聞稿能夠快速被找到，也是項重要的課題。
E-mail標題中，應該清楚地告知
- 這是新聞稿！
- 是誰發的稿？
- 發稿的目的為何？
最差的例子，就是標題中只打上「你好」、「新聞稿」、「敬請刊登」，這種標題放在一堆新聞稿中，很容易被忽略。
建議以「-」來分隔不同的標題欄目，而且每次發稿時要統一，才不會造成混淆，例如
- 新聞稿 - 海怪大學-校園挖出恐龍三隻
- 邀請函 - 省道旁檳榔攤2004年1月2日金華酒店晚宴
有些組織龐大的單位，撰稿者與新聞聯絡人並非同一人，有些懶鬼收到撰稿者傳來的新聞稿後，就直接用forward方式傳出來，連fw:都不願意刪，而且每段開頭還有「>」，我常常收到這種「被轉寄過」的新聞稿，實在沒有誠意。
新聞稿內容直接放在郵件內文，而非附加檔案
以下這是○○大學的新聞稿，很酷吧，標題只說是○○大學的新聞稿，打開之後內文竟然空無一物，欲知詳情，還得再開啟Word檔，天曉得這要多花多少時間？
9成以上的發稿單位習慣用Word把新聞稿打一打，然後就以附加檔案的方式傳出來，有時候連附加檔案的檔名也不清不楚（例如「2004_ABC_Final.doc 」），誰知道這是不是新品種的病毒，還是猜謎遊戲呢？如果那麼不甘願，何必要發稿？
Email本來就可以傳遞文字，為什麼要轉一道彎呢？當然是因為發稿者偷懶。但是由於發稿者的偷懶，每個收信者都得花時間開啟附加 檔，總得多花數十秒，而且耗用記憶體，甚至可能造成當機或Outlook凍結。新聞稿郵件打開後，如果能夠直接看到一段漂亮的導言，這篇稿子必然可以喚起 記者相當大的注意力。
附加檔案盡量用檔案較小的格式，少用Word，檔名要清楚
新聞稿如果有附件的話，檔名最好清楚、有意義，不要只是寫「新聞稿.txt」或「img2934.jpg」等。
新聞稿如果真的要以附件格式傳遞，請優先使用「通用」的格式、檔案較小的格式，建議順序如下：
- TXT-純文字檔，這種格式沒有文字格式，轉貼時不會產生任何困難。
- Html-網頁檔，這種格式可以有大小、色彩、退縮等文字格式，已經足夠溝通之用，而且同樣文件的檔案大小，只有Word的十分之一以下。
- Doc-Word檔，這是最不建議的格式，一來，不是全世界的人都可以「免費開啟」Word檔；二來，檔案太大，隨便幾行，就要40K；第三，開啟時間太長，又要耗記憶體。
還有一點要注意的是，現在Outlook會擋 .exe，所以附加的檔案請不要以.exe壓縮，否則徒增困擾。
圖檔大小要控制，並且建立新聞稿網站，放置圖檔
每一種圖檔對於圖檔要求都不一樣，雜誌需要高解析度、大尺度的照片，報紙需要的大小、解析度，可能就沒有那麼高。要滿足不同的媒體，有兩種方法：
- 不同種類、路線的媒體，發不同的新聞稿
- 減少圖檔的數目、大小，對於需要上圖檔的媒體，提供網站下載
收過最恐怖的新聞稿，裡面只有2張照片，但共計78MB，天哪！我想很多人的信箱都沒有那麼大的空間吧，對於過大的郵件，處理能力還是不佳。 建議每封信的圖檔限制在5張以下，每張控制在50K，剩下的，可以附上照片列表與網址，讓記者自己依照需求去抓。
大部分的記者，發圖稿的時候都要寫圖說，如果新聞稿有附加圖片時，最好能在新聞稿下面增加一個區域，寫上檔名與圖說，我想記者應該都會很感激的。蒙恬科技的新聞網站做得不錯（ http://www.penpower.com.tw/news/010530.htm ），除了圖檔之外，還有不同長度的文字稿，對於每天要寫消費版的記者而言，很好用。
尊重記者隱私
很多發稿單位喜歡把所有的收信者電子郵件都放在「收信人」，也就是「To」這個欄位，結果一次洋洋灑灑好幾百人，我每次在收信人中看到我自己的名字，都很感冒。第一，我不喜歡就這樣被人家知道我的E-mail，一定很多人也不喜歡；第二，現在網路安全很脆弱，你的E-mail被多看到一次、轉寄一次，就增加一次中毒或收到垃圾郵件風險。
例如您原本有一個收新聞稿的專門信箱，用了好幾年，都沒有收過垃圾郵件，但因為喜歡把所有收信者一起放在「To」的人實在太多了，還是落入垃圾郵件名單業者的手中，現在這個帳號收到垃圾郵件的數量遠大過新聞稿，真要感謝這些不尊重個人隱私的公關們！
如果要獲得記者的尊重，最好將收件者名單放在密件副本（BCC）中，這樣才不會每次都玩E-mail大交換的遊戲。
附上PDA可直接Copy的資訊
E-mail格式的新聞稿，除了將紙本數位化之外，也要隨時配合科技發展與網路特性。使用PDA或是行事曆軟體的記者愈來愈多，但從來沒有看過任何一家廠商，思考過如何「服務」這些記者。
一般事件的邀請函，都是這樣寫：
金爽快建設公司上櫃紀念性招待春酒
時間：2004年11月30日下午6點
地點：金華酒店富貴廳
台北市恐龍3路9段4號13樓
流程：18:00 報到，記者領車馬費
18:20 董事長致詞
18:30 豪華魚翅鮑魚燕窩晚宴
19:20 記者自行挑選小姐，進入包廂
20:00 領高級紀念品、股票5張，散會
聯絡：曾XX 02-2344-4444x1744
附註：車馬費10萬元，紀念品價值5萬以上，如果您無法出席，請安排代班人前來領取。
但是這樣的東西，Copy之後貼到行事曆軟體，通常都還需要增增減減（打上活動名稱，把流程刪掉，並且要自己輸入聯絡人的大哥大），很不方便。記住，只要有任何一點會造成不便，就會影響使用者的意願。
建議在新聞稿主稿之下，附上一個可以直接貼到PDA的區塊，讓記者可以直接Copy AND Paste。
使用PDA的朋友，現在就可以將下面這段貼入PDA軟體中，誠摯期待您的光臨：
省道旁檳榔攤年初晚宴
金華酒店富貴廳
台北市恐龍三路九段十五號十三樓
曾XX 0999-199-949
如果你一定要用Word
Word大家都愛用，但壞處多多。開啟要時間、檔案比.txt大上好幾倍，不過台灣人就是著了魔，好像不用.doc發稿就不專業似的。
Word有幾個壞處，經常被忽略，其中一個就是「追蹤修訂」。許多大的公關公司分層管理，小公關寫的稿子還要給經理啦、總監啦改過，然後就長下面這德行：
是的，新聞稿打開來，就是這樣紅炵炵一片，還可以看到刪改的痕跡，如果刪改過程十分精彩的話，當笑話看看也不賴。要避免這樣的事情發生，你要不然就不要用「追蹤修訂」的功能，否則稿子出手之前，就應該仔細檢查，要嘛同意變更、要嘛拒絕變更，不要把這樣赤裸的東西給記者。
其次，Word還有一樣要死的功能，就是會紀錄使用者或編輯者的資訊，例如姓名、編輯時間、儲存次數、電子郵件等等，而且經過的人愈多，資料就愈多（檔案／摘要資訊），如果不希望被看光光，最好是在存檔之前，在安全選項中勾選將個人資料從檔案移除。
新聞稿寫作技巧、格式 重點提示！
※ 新聞稿是企業對外發佈訊息的"免費媒體"
→ 好好善用，便能發揮 1+1>2 的綜效！
※ 新聞構成三元素：
→ 標題、圖說、新聞稿
※ 新聞標題：要讓讀者就算不看內文也能知道這篇新聞在說啥！
※ 新聞稿撰寫重點：
→ 客觀、扼要、簡潔、新鮮/有趣/好玩/奇特
※ 新聞稿寫作方式：
→ 濃縮重點擺第一段（5W1H），依次補充說明擺二.三段，
以此類推...
When -
What -
Who -
Where -
Why -
How -
※ 廣編稿的寫作方式：
→ 導言、主題、軀幹、結尾
※ 廣編稿導言形式：
→ 破題式、引句式、問句式
※ 新聞稿範例/新聞稿範本：
廁所臭臭，超級病菌已藏你家
(中央社訊息服務20110715 13:36:23)
隨著炎炎夏日的到來，家中廁所散發的尿騷味，不只困擾著許多家庭，伴隨高溫在馬桶 及排水管污垢內，所大量孳生的細菌，也成為病菌叢生，威脅家人與孩子健康的溫床，為此，專家建議家庭主婦們，可聰明購買內含蛋白質、油脂、澱粉、纖維等四 大酵素的酵素清潔劑，徹底驅除馬桶臭味，有效清除頑強藏匿在管壁污垢內的細菌。
馬桶排水管是家中藏汙納垢最嚴重的地方，不只容易孳養病 菌，且因家中水管互相連通，所以躲藏在馬桶排水管內的病菌，很容易就會隨氣流由各個管線口飄出，造成感染。如2003年香港淘大社區，就曾因居家排水管遭 病菌污染，爆發321人感染嚴重急性呼吸道症候群(SARS)，就是一例。惟有定期清潔水管污垢，才能避免水管養細菌！
微生物專家林大發博士說，如果夏季家中廁所飄散著濃濃的尿騷味，就代表馬桶及管壁內已有細菌大量孳生，因為這代表著排水管所堆積的污垢，已經細菌發酵轉化成尿騷味，所以馬桶臭味才越重！
林博士指出，多年來專家雖經由研究發現，市面上的清潔酵素可以安全地分解管垢，消除病菌傳染，但酵素清潔劑種類繁多，消費者想達到最佳清潔效果，最好還是選擇內含蛋白質、油脂、澱粉、纖維等四大酵素的酵素清潔劑，才能全方位對付組成複雜的廁所污垢。
他表示，在混合酵素技術上，「粉體酵素」比液體酵素更能保有清潔活性；再加上商品要有通過國際標準ISO14855或CNS14661的無毒認證，就是消費者可安心購買的選擇。
林博士建議，夏日家中有著廁所異味困擾的家庭主婦，不妨可選擇符合以上專家標準的【綠大地除臭王】馬桶清潔酵素，才能在暑季深入分解管垢，清除病菌孳生，保持廁所芬芳，在炎炎夏日達到做好居家衛生，維護家人健康的效果！
[參考來源]
www.richyli.com/visualthinking/web_pr/news_release.htm
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