(20080204原建20141128新增)如何面對問題來解決問題?有哪些盲點?「問題解決」是一段態度、思考與執行的歷程。這種歷程是「運用既有的知識、經驗、技能,藉各種思維及行動來處理問題,使情況能達到預期的狀態」。

在態度方面:細心觀察,當責不讓;

在思考方面:演繹推論、小心求證;

在執行方面:勇於任事,計畫周全。

「給他魚吃,不如教他釣魚的生存技巧」。解決問題能力的培養需要邏輯思考力,不斷假設與驗證,才能具備導出真正解決對策的思考路徑!問題分析與解決參考:

1.發生甚麼事? ---問題釐清與情境評估。

2.為甚麼發生? ---成因及效果---問題分析。

3.該採取甚麼行動? ---作選擇---決策分析

4.前途如何? ---預料未來---潛在問題與機會分析。

處理事情輕重緩急之觀念

停止瞎忙,你一定要做的一件事:「將工作分類」

從一早踏進辦公室那一刻起,各種任務和需求就如潮水般湧來,事情多得根本做不完…

所以,上班第一件事,先將工作分類:

● 「小事」(Bad Work)
浪費時間,根本不值得你去做的事,只會壓榨你而無法讓你成長

● 「正事」(Good Work)
有用、具備生產力、你也做得很好的事,能讓你有成就感

● 「大事」(Great Work)
能深刻啟發並鼓舞你,對你帶來深遠意義的事

你應該在完成自己的「正事」之餘,累積更多心力在「大事」上,生命才能持續注入能量,而非被日復一日的例行事務掏空。


[圖解]定義問題3類型,迅速找出解決方案


解決問題是每一個管理者每天都會碰到的課題,怕的是,做了決定便難以撤回。因此日本邏輯思考專家高杉尚孝認為,有效的問題解決方法,必須從區分問題的類型著手,就能找出解決問題的方向。一般而言,問題有3種類型:

1.恢復原狀型:不良狀態已經顯露出來,現狀與過去之間出現落差,要從落差中找出問題,將現狀恢復為以前的水準。解決方法為恢復原狀。例如管銷費用在最近幾個月逐漸攀升、市占率與去年同期相比少了5%。解決方法為找出因果關係、標竿管理和差異分析。

2.防杜潛在危機型:用時間角度切入,雖然目前並無大礙,但未來可能會顯現不良狀態的問題。解決方法為找出誘發的因素、擬定預防策略,以及未來發生時的因應策略。

3.追求理想型:雖然沒有重大損害,但目前的狀況未達期待。如明年度的目標是希望營業額可以成長7%。解決的重點在於最終目標要明確,並做好資產盤點、選定理想,規劃行動計畫。



為什麼看到問題都不說?(Web Only)

(文章來源:EMBA網站 2012年02月)當企業的醜聞被揭露時,常會引起這樣的疑問:「為什麼看到問題都沒人要說?」

針對這個問題,沃頓商學院沃頓在線網路週刊訪問了幾位學者專家,他們表示,看到問題之所以沒人要說,有時候是因為當局者迷,員工看不清楚問題。有時候即便員工知道問題,但是不敢說出來。有時候則是即便員工說了,但是沒有人在乎,或者員工反而被誤會。

猶他大學(University of Utah)管理教授史密斯(Kristin Smith-Crowe)認為,看到問題員工卻沒有說出來,不代表員工毫不在乎。人的天性往往會想出各種藉口,把自己跟問題分開,例如,員工說服自己,解 決問題是別人的責任,或者,問題過一段時間就會消失,應該不會有太大的影響。

此外,指出問題的員工如果獲得主管的負面回應(被質疑對公司不夠忠誠、挑戰高階主管的權威性,或者故意找麻煩),員工可能會後悔自己說出問題。員工的出發點是做對的事情,結果別人卻指控他們在做錯的事情,難免令他們困惑。

賓州大學哲學教授比基耶里(Cristina Bicchieri)相信,組織裡出現的問題很少是黑白分明的(例如,主管明目張膽地在員工面前做出非常錯誤的事情),當手上的資訊不是百分之百確定,員工懷疑事情是否真如自己所想,會遲疑說出口是正常的。

還有,團隊裡的互動關係,也影響員工選擇是否說出口。尤其當公司很小的時候,員工不希望破壞大家的感情,即使碰到嚴重的問題,也可能為了保護同事而刻意沈默。


沃頓危機管理與決策過程中心主任米歇爾(Erwann Michel-Kerjan)談到,有時候徵兆不夠清楚,員工根本沒意識到問題存在。例如,一家化學工廠因為廠房太髒,沒有通過政府查驗,之後工廠的卡車 司機又因為開車沒繫安全帶而被罰。單看這些事情不覺得工廠有太大的問題,直到工廠發生大爆炸,造成好幾名員工喪生,才明確知道公司的安全把關不夠嚴格。再 回頭看時,大家往往會說:「那時候早該知道有問題。」

即便問題很清楚,員工還是可能不清楚要如何提出。管理顧問湯姆森(Sue Thompson)表示,每個組織多多少少都有一些秘密,揭發秘密需要很大的勇氣,尤其是關連到的人比自己職位高的時候,員工會衡量:「這樣做值得嗎?」

除此之外,如果公司很有制度,有專屬的人力資源或法律部門,員工才有地方陳述問題,否則就算員工想說,也不知道去哪裡跟誰說。

另一位企管顧問羅斯莫爾(Don Rossmore)說:「當一件事情是不能被討論的,它就無法被用合理的方法面對處理。」他解釋,一個人要提出一件「大家都知道不能討論的事情」時,往往 會犯二個錯誤。一個是,提出時帶著批判的角度,結果增加壓力和衝突。另一個是,不敢言明,使用模糊不清的字詞,結果讓犯錯的人有機會閃躲問題。

[參考來源]

解決問題的步驟

1.設定問題 把問題集中、縮小

要發掘問題,宏觀地把問題與相關的因素整合起來,再做歸納,逐一分析、檢討,因為檢討是成功之母。

2.掌握問題 追根究柢,釐清關鍵要素

要認真、用心地釐清問題關鍵因素的所在,針對問題,依優先次序、輕重原則,站在公司利益,掌握問題重點。

3.設定主題 選擇要深入解決的主題

問題關鍵釐清之後,就要針對問題的重點、準備決策的思維和行動。有正確的方向,才會有效的解決對策。

4.解決方案

想出可用的有效解決方法 客觀、宏觀地整合,歸納可行具體方案的類別、優劣分析、利弊得失、所需費用,才能作為決策取捨的依據。

5.行動方案 規劃具體行動方案

具體行動,行動必須有時間進度、人員分工、重點計畫等,進行方案之前必須妥做溝通協調、實際演練。

6.追蹤進度

隨時注意進度,差異分析 經營績效,功在追踪、改進差異使符合進度。

7.檢討改善 順利解決問題

事後檢討改善,使之成為成功的模式,並作為公司的作業流程。

※※※第一篇※※※

日本最大的化妝品公司收到客戶抱怨,客戶說他們買來的洗面皂盒子裡面是空的, 於是這個化菻公司為了預防生產線再次發生這樣的事情,於是工程師便很努力辛苦的研發了一台『X-光監視器』去透視每一台出貨的香皂盒,當然「漏裝」的盒子都可被檢查出來。 
 

而同樣的問題也發生在另一家小公司,他們的解決方法是買一台強力工業用電扇, 放在輸送機末端,去吹每個香皂盒,被吹走的便是沒放香皂的空盒...夠簡單、夠聰明吧!


※※※第二篇※※※

美國太空總署NASA發現在外太空低溫無重力的狀況下, 
太空人用的墨水筆會寫不出字,
於是他們花了一大筆錢,研發出一種在低溫無重力下能寫出字的筆,當時是很了不起的成就。

而俄國太空人就沒這樣的問題嗎?
當然有囉!您猜猜他們是怎麼解決的呢?
俄國人只是改用鉛筆...


 這就是注重"problem"和注重"solution"去解決事情的差別喔...
有時我們在工作上也會有類似這樣的盲點
所以
WorkHard並不一定有用...而是要WorkSmart...

[參考來源]

http://www.managertoday.com.tw/?p=30264

http://www.emba.com.tw/ShowArticleCon.asp?artid=8595

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