(1031003原建 1051219新增)網路新聞稿有兩種主要的傳播途徑,一個是網站的新聞發佈欄,屬於被動性質,另一個是電子郵件,乃主動傳遞,也是大部分發稿單位最常使用的工具。 許多發稿單位在傳統的新聞稿上面,非常專業,但是到了網路之後,缺乏對於工具的了解,身為一個路線橫跨資訊、教育的記者,每天大約要收到40至60封左右的新聞槁與新聞資料,每封都要開啟、閱讀、分類、建檔、改寫、登入PDA等,其實是項非常龐大的工作。
提要
- 標題清楚點出發稿單位與新聞稿重點
- 新聞稿內容直接放在郵件內文,而非附加檔案
- 附加檔案盡量用檔案較小的格式,少用Word,檔名要清楚
- 圖檔大小要控制,並且建立新聞稿網站,放置圖檔
- 尊重記者隱私
- 附上PDA可直接Copy的資訊
- 如果你一定要用Word
新聞記者訓練範例
感謝大家對記者初訓的支持,辛苦了,相信大家一定有滿滿的收穫,簡單分享:
1.報導切入角度不同,呈現效果不一樣,多觀摩範本進修,才能體會不同報導,感動人的力道也不同!
2.導言Leader~呈現重要的部分,新聞是有情緒的簡潔表述,有如千軍之力,新聞稿在最佳時刻發出,才能達到最好效果。
3.如何行銷正面新聞?設計什麼樣的畫面,找出活動的梗與亮點,才能吸引媒體關注與興趣。
4.希望透過這樣的課程,讓每個學習活動都有特色呈現,達到行銷目的! 5.用心體會才能寫出好文章,別忘了,我們有約~這輩子要寫出一篇感動人心的報導!
標題清楚點出發稿單位與新聞稿重點
E-mail與傳統郵件不一樣。如果記者收到一份厚厚鼓起,同時印刷精美的新聞稿,一定會優先拆閱,但E-mail很難如此包裝。進 了「收件匣」之後,每封信在被開啟前,都只佔據一行標題的大小,如何讓記者知道「嗨,這是某某公司什麼活動的新聞稿」,相對就很重要。此外,有些記者會隔 一陣子再去尋找一遍舊稿,如何讓新聞稿能夠快速被找到,也是項重要的課題。
E-mail標題中,應該清楚地告知
- 這是新聞稿!
- 是誰發的稿?
- 發稿的目的為何?
最差的例子,就是標題中只打上「你好」、「新聞稿」、「敬請刊登」,這種標題放在一堆新聞稿中,很容易被忽略。
建議以「-」來分隔不同的標題欄目,而且每次發稿時要統一,才不會造成混淆,例如
- 新聞稿 - 海怪大學-校園挖出恐龍三隻
- 邀請函 - 省道旁檳榔攤2004年1月2日金華酒店晚宴
有些組織龐大的單位,撰稿者與新聞聯絡人並非同一人,有些懶鬼收到撰稿者傳來的新聞稿後,就直接用forward方式傳出來,連fw:都不願意刪,而且每段開頭還有「>」,我常常收到這種「被轉寄過」的新聞稿,實在沒有誠意。
新聞稿內容直接放在郵件內文,而非附加檔案
以下這是○○大學的新聞稿,很酷吧,標題只說是○○大學的新聞稿,打開之後內文竟然空無一物,欲知詳情,還得再開啟Word檔,天曉得這要多花多少時間?
9成以上的發稿單位習慣用Word把新聞稿打一打,然後就以附加檔案的方式傳出來,有時候連附加檔案的檔名也不清不楚(例如「2004_ABC_Final.doc 」),誰知道這是不是新品種的病毒,還是猜謎遊戲呢?如果那麼不甘願,何必要發稿?
Email本來就可以傳遞文字,為什麼要轉一道彎呢?當然是因為發稿者偷懶。但是由於發稿者的偷懶,每個收信者都得花時間開啟附加 檔,總得多花數十秒,而且耗用記憶體,甚至可能造成當機或Outlook凍結。新聞稿郵件打開後,如果能夠直接看到一段漂亮的導言,這篇稿子必然可以喚起 記者相當大的注意力。
附加檔案盡量用檔案較小的格式,少用Word,檔名要清楚
新聞稿如果有附件的話,檔名最好清楚、有意義,不要只是寫「新聞稿.txt」或「img2934.jpg」等。
新聞稿如果真的要以附件格式傳遞,請優先使用「通用」的格式、檔案較小的格式,建議順序如下:
- TXT-純文字檔,這種格式沒有文字格式,轉貼時不會產生任何困難。
- Html-網頁檔,這種格式可以有大小、色彩、退縮等文字格式,已經足夠溝通之用,而且同樣文件的檔案大小,只有Word的十分之一以下。
- Doc-Word檔,這是最不建議的格式,一來,不是全世界的人都可以「免費開啟」Word檔;二來,檔案太大,隨便幾行,就要40K;第三,開啟時間太長,又要耗記憶體。
還有一點要注意的是,現在Outlook會擋 .exe,所以附加的檔案請不要以.exe壓縮,否則徒增困擾。
圖檔大小要控制,並且建立新聞稿網站,放置圖檔
每一種圖檔對於圖檔要求都不一樣,雜誌需要高解析度、大尺度的照片,報紙需要的大小、解析度,可能就沒有那麼高。要滿足不同的媒體,有兩種方法:
- 不同種類、路線的媒體,發不同的新聞稿
- 減少圖檔的數目、大小,對於需要上圖檔的媒體,提供網站下載
收過最恐怖的新聞稿,裡面只有2張照片,但共計78MB,天哪!我想很多人的信箱都沒有那麼大的空間吧,對於過大的郵件,處理能力還是不佳。 建議每封信的圖檔限制在5張以下,每張控制在50K,剩下的,可以附上照片列表與網址,讓記者自己依照需求去抓。
大部分的記者,發圖稿的時候都要寫圖說,如果新聞稿有附加圖片時,最好能在新聞稿下面增加一個區域,寫上檔名與圖說,我想記者應該都會很感激的。蒙恬科技的新聞網站做得不錯( http://www.penpower.com.tw/news/010530.htm ),除了圖檔之外,還有不同長度的文字稿,對於每天要寫消費版的記者而言,很好用。
尊重記者隱私
很多發稿單位喜歡把所有的收信者電子郵件都放在「收信人」,也就是「To」這個欄位,結果一次洋洋灑灑好幾百人,我每次在收信人中看到我自己的名字,都很感冒。第一,我不喜歡就這樣被人家知道我的E-mail,一定很多人也不喜歡;第二,現在網路安全很脆弱,你的E-mail被多看到一次、轉寄一次,就增加一次中毒或收到垃圾郵件風險。
例如您原本有一個收新聞稿的專門信箱,用了好幾年,都沒有收過垃圾郵件,但因為喜歡把所有收信者一起放在「To」的人實在太多了,還是落入垃圾郵件名單業者的手中,現在這個帳號收到垃圾郵件的數量遠大過新聞稿,真要感謝這些不尊重個人隱私的公關們!
如果要獲得記者的尊重,最好將收件者名單放在密件副本(BCC)中,這樣才不會每次都玩E-mail大交換的遊戲。
附上PDA可直接Copy的資訊
E-mail格式的新聞稿,除了將紙本數位化之外,也要隨時配合科技發展與網路特性。使用PDA或是行事曆軟體的記者愈來愈多,但從來沒有看過任何一家廠商,思考過如何「服務」這些記者。
一般事件的邀請函,都是這樣寫:
金爽快建設公司上櫃紀念性招待春酒
時間:2004年11月30日下午6點
地點:金華酒店富貴廳
台北市恐龍3路9段4號13樓
流程:18:00 報到,記者領車馬費
18:20 董事長致詞
18:30 豪華魚翅鮑魚燕窩晚宴
19:20 記者自行挑選小姐,進入包廂
20:00 領高級紀念品、股票5張,散會
聯絡:曾XX 02-2344-4444x1744
附註:車馬費10萬元,紀念品價值5萬以上,如果您無法出席,請安排代班人前來領取。
但是這樣的東西,Copy之後貼到行事曆軟體,通常都還需要增增減減(打上活動名稱,把流程刪掉,並且要自己輸入聯絡人的大哥大),很不方便。記住,只要有任何一點會造成不便,就會影響使用者的意願。
建議在新聞稿主稿之下,附上一個可以直接貼到PDA的區塊,讓記者可以直接Copy AND Paste。
使用PDA的朋友,現在就可以將下面這段貼入PDA軟體中,誠摯期待您的光臨:
省道旁檳榔攤年初晚宴
金華酒店富貴廳
台北市恐龍三路九段十五號十三樓
曾XX 0999-199-949
如果你一定要用Word
Word大家都愛用,但壞處多多。開啟要時間、檔案比.txt大上好幾倍,不過台灣人就是著了魔,好像不用.doc發稿就不專業似的。
Word有幾個壞處,經常被忽略,其中一個就是「追蹤修訂」。許多大的公關公司分層管理,小公關寫的稿子還要給經理啦、總監啦改過,然後就長下面這德行:
是的,新聞稿打開來,就是這樣紅炵炵一片,還可以看到刪改的痕跡,如果刪改過程十分精彩的話,當笑話看看也不賴。要避免這樣的事情發生,你要不然就不要用「追蹤修訂」的功能,否則稿子出手之前,就應該仔細檢查,要嘛同意變更、要嘛拒絕變更,不要把這樣赤裸的東西給記者。
其次,Word還有一樣要死的功能,就是會紀錄使用者或編輯者的資訊,例如姓名、編輯時間、儲存次數、電子郵件等等,而且經過的人愈多,資料就愈多(檔案/摘要資訊),如果不希望被看光光,最好是在存檔之前,在安全選項中勾選將個人資料從檔案移除。
新聞稿寫作技巧、格式 重點提示!
※ 新聞稿是企業對外發佈訊息的"免費媒體"
→ 好好善用,便能發揮 1+1>2 的綜效!
※ 新聞構成三元素:
→ 標題、圖說、新聞稿
※ 新聞標題:要讓讀者就算不看內文也能知道這篇新聞在說啥!
※ 新聞稿撰寫重點:
→ 客觀、扼要、簡潔、新鮮/有趣/好玩/奇特
※ 新聞稿寫作方式:
→ 濃縮重點擺第一段(5W1H),依次補充說明擺二.三段,
以此類推...
When -
What -
Who -
Where -
Why -
How -
※ 廣編稿的寫作方式:
→ 導言、主題、軀幹、結尾
※ 廣編稿導言形式:
→ 破題式、引句式、問句式
※ 新聞稿範例/新聞稿範本:
廁所臭臭,超級病菌已藏你家
(中央社訊息服務20110715 13:36:23)
隨著炎炎夏日的到來,家中廁所散發的尿騷味,不只困擾著許多家庭,伴隨高溫在馬桶 及排水管污垢內,所大量孳生的細菌,也成為病菌叢生,威脅家人與孩子健康的溫床,為此,專家建議家庭主婦們,可聰明購買內含蛋白質、油脂、澱粉、纖維等四 大酵素的酵素清潔劑,徹底驅除馬桶臭味,有效清除頑強藏匿在管壁污垢內的細菌。
馬桶排水管是家中藏汙納垢最嚴重的地方,不只容易孳養病 菌,且因家中水管互相連通,所以躲藏在馬桶排水管內的病菌,很容易就會隨氣流由各個管線口飄出,造成感染。如2003年香港淘大社區,就曾因居家排水管遭 病菌污染,爆發321人感染嚴重急性呼吸道症候群(SARS),就是一例。惟有定期清潔水管污垢,才能避免水管養細菌!
微生物專家林大發博士說,如果夏季家中廁所飄散著濃濃的尿騷味,就代表馬桶及管壁內已有細菌大量孳生,因為這代表著排水管所堆積的污垢,已經細菌發酵轉化成尿騷味,所以馬桶臭味才越重!
林博士指出,多年來專家雖經由研究發現,市面上的清潔酵素可以安全地分解管垢,消除病菌傳染,但酵素清潔劑種類繁多,消費者想達到最佳清潔效果,最好還是選擇內含蛋白質、油脂、澱粉、纖維等四大酵素的酵素清潔劑,才能全方位對付組成複雜的廁所污垢。
他表示,在混合酵素技術上,「粉體酵素」比液體酵素更能保有清潔活性;再加上商品要有通過國際標準ISO14855或CNS14661的無毒認證,就是消費者可安心購買的選擇。
林博士建議,夏日家中有著廁所異味困擾的家庭主婦,不妨可選擇符合以上專家標準的【綠大地除臭王】馬桶清潔酵素,才能在暑季深入分解管垢,清除病菌孳生,保持廁所芬芳,在炎炎夏日達到做好居家衛生,維護家人健康的效果!
[參考來源]
www.richyli.com/visualthinking/web_pr/news_release.htm